Elemen pada SIM-P Inventory

Elemen pada system SIM-P Sumut terdiri dari :

• Master Data
• Penerimaan
• Pengeluaran
• Monitoring
• Proses
• Laporan
• Backup
• Closing
• Help

Elemen Master Data

Berfungsi untuk membantu user agar tidak melakukan input data berulang-ulang untuk data yang sama. 

Di dalam Master Data terdapat beberapa Sub Menu yaitu

• UserId, untuk mendaftarkan UserId yang berhak menggunakan system ini.
• Unit, untuk memberikan atau mendaftarkan nama Perusahaan agar pada laporan yang dihasilkan dapat diketahui dan ditampilkan Nama Perusahaan.
• PPB, untuk mendaftarkan nama dan SK dari Pemeriksa dan Penerima Barang.
• Barang, untuk mendaftarkan kode dan nama barang yang akan digunakan untuk data entri penerimaan dan pengeluaran serta menampilkan kode dan nama barang pada laporan.
• Kelompok, untuk mengelompokkan master barang pada kelompoknya agar dalam pencetakan dan pengentrian data dapat lebih mudah dan memberikan informasi total sesuai kelompok.
• Peruntukan, untuk memberikan kode alokasi penggunaan barang atau berdasarkan aktivitas penggunaan barang.
• Suplier, untuk mendaftarkan kode dan nama suplier yang akan digunakan dalam pengentrian penerimaan barang.
• Kenderaan, untuk mendaftarkn kode dan nama kenderaan yang akan digunakan untuk membantu user dalam melakukan pengentrian pengeluaran barang untuk aktivitas kenderaan.
• Blok, untuk mendaftarkn kode dan nama blok yang akan digunakan untuk membantu user dalam melakukan pengentrian pengeluaran barang ke dalam blok.

Hubungan antara Master Data dengan Elemen Lainnya

Tambah & Edit Master Data

Untuk menambah dan mengedit elemen master data dapat dilakukan pada Menu “ MASTER DATA “ lalu klik sub menu yang akan ditambah. 

Dalam hal ini dicontohkan menambah Master Barang, maka klik submenu “ BARANG “, setelah itu akan muncul kotak dialog sebagai berikut :

Pada kotak dialog di atas terdapat 3 tombol yaitu

• Cari, berfungsi untuk melakukan eksekusi pencarian sesuai kata yang dimasukkan.
• Tambah, berfungsi untuk melakukan eksekusi penambahan data
• Edit, berfungsi untuk melakukan eksekusi perbaikan data sesuai row yang dipilih.

Dan 1 kotak isian, yang berfungsi untuk memasukkan data yang akan dicari.

Tombol Cari

Masukkan nama barang yang akan dicari lalu klik tombol Cari (Alt+C). Maka system akan menampilkan data sesuai kata kunci yang dimasukkan.

Tombol Tambah

Klik tombol Tambah untuk menambah data dan akan menampilkan kotak dialog sebagai berikut :

Isian pada kotak ini terbagi menjadi :

• Kelompok, isikan kelompok sesuai dengan fungsi dari barang yang akan ditambah dengan cara mengketik langsung pada kolom yang tersedia atau dapat mencari kelompok dengan menekan tombol  “..”. (wajib diisi). Contoh : Borate, maka kelompoknya adalah PUPUK.
• Nama Barang, isikan nama barang yang akan ditambah pada kolom yang tersedia (wajib diisi).
• Unit, berisi data unit dari barang yang akan ditambah dengan cara memilih dari kotak yang ada dengan menekan tombol panah hitam bawah (wajib dipilih), contoh Kg untuk Borate.
• Kode Account, berisi kode Account untuk barang yang akan ditambah pada kolom yang tersedia (wajib diisi). 
• No. Part, berisi Nomor Part untuk jenis sparepart pada kolom yang tersedia (boleh diisi, boleh tidak).
• Merek, berisi merek dari barang yang akan ditambah pada kolom yang tersedia (boleh diisi, boleh tidak)
• Minimum Stock, diisi sesuai minimum stock yang disetujui (boleh diisi, boleh tidak).
• Maximum Stock, diisi sesuai maximum stock yang disetujui (boleh diisi, boleh tidak).
• Safety Stock, diisi sesuai safety stock yang disetujui (boleh diisi, boleh tidak).

Setelah selesai mengentri, klik Tombol Update (Alt+U) untuk menyimpan atau tombol Cancel (Alt+C) untuk membatalkan seluruh isian.

Contoh isian menambah Master Barang dapat dilihat pada gambar berikut :

Untuk melihat hasil update (data entri tambahan) dapat dilakukan dengan mengklik pada kotak dialog master datanya dan akan menghasilkan seperti gambar berikut :

Elemen Penerimaan

Elemen penerimaan berfungsi untuk mencatat data penerimaan dari pembelian yang sudah terjadi. Pada elemen pembelian terdapat 2 sub menu yaitu :

• Entri, difungsikan untuk mencatat data penerimaan
• Edit, difungsikan untuk menyempurnakan data yang dientri dan disimpan sebelum dilakukan posting data.

Kotak dialog Entri dapat dilihat pada gambar berikut :

Kotak Dialog Header Penerimaan

Kotak Dialog Detail Penerimaan

Kotak Dialog Header Entri Penerimaan.Berisikan data entrian asal dan waktu penerimaan.

Pada kotak dialog ini terdiri dari 7 isian data dan 2 Tombol yaitu :Kode, dipilih berdasarkan asal penerimaan. Kandir adalah penerimaan dari Kantor Pusat Medan, Lokal adalah penerimaan dari pembelian sendiri (lokal) dan TS adalah penerimaan dari Kebun dalam 1 group (wajib dipilih).
Nomor SP, diisi sesuai Nomor Surat Pengantar (wajib diisi).

Nomor SPK, diisi sesuai Nomor Surat Penunjukan Kerja dari Kantor Pusat Medan atau juga bisa diisi berdasarkan No. PO (Lokal), (boleh diisi, boleh tidak).

Hari, dipilih berdasarkan hari penerimaan barang (wajib diisi)

Tanggal, diisi sesuai tanggal hari penerimaan barang, harus berhati-hati, karena tanggal tidak otomatis harus diisi manual dan tanggal ini menentukan transaksi tersebut masuk ke dalam laporan bulan sesuai tanggal dientri. Contoh 01/06/2013, maka entrian ini akan masuk ke dalam laporan penerimaan di bulan Juni (wajib diisi).

Kode Suplier, diisi berdasarkan kode suplier asal barang diterima. Untuk mencari kode suplier dapat dilakukan dengan menekan tombol “ .. “. (wajib diisi)

Keterangan, diisi sesuai keterangan yang diinginkan (boleh diisi, boleh tidak).

Dua Tombol terdiri dari
1. Lanjut, akan menampilkan kotak dialog Detail Penerimaan.
2. Batal, tidak melanjutkan entrian data.

Kotak Dialog Detail Entri Penerimaan.Berisikan data entrian jenis barang dan Qty penerimaan.
Pada kotak dialog ini terdiri dari 4 isian data dan 5 Tombol yaitu :
Kode barang, dipilih berdasarkan barang yang diterima. Untuk mencari kode barang dapat dilakukan dengan menekan tombol “..” lalu ketik nama barang yg akan dicari (wajib diisi).Qty, diisi sesuai kuantiti penerimaan (wajib diisi).
Harga Satuan, diisi sensuai harga satuan dari barang yang diterima (wajib diisi).
Spesifikasi, diisi berdasarkan spesifikasi barang yang diterima (boleh diisi, boleh tidak)

Lima Tombol terdiri dari (3 Tombol besar, 2 Tombol Kecil)
3 (tiga) Tombol Besar yaitu
1. BATAL, membatalkan seluruh entrian tetapi entrian harus sempurna.
2. SIMPAN, menyimpan data dan dapat diedit dari submenu EDIT.
3. POSTING, menyimpan data dan tidak dapat diedit lagi.

2 Tombol Kecil yaitu1. Batal, membatalkan entrian 1 baris dimana kursor berada (belum dilakukan panah bawah atau panah atas).
2. Hapus, menghapus entrian 1 baris dimana kursor berada (sudah dilakukan panah bawah atau panah atas).

Kotak dialog Edit

Sama seperti kotak dialog Entri, kotak dialog Edit juga memiliki Header dan Detail.

Dimana header menunjukkan data asal penerimaan dan tanggal diterima beserta Nomor SP dan Nomor SPK sedangkan Detail menunjukkan barang dan qty yang diterima.

Dapat dilihat pada gambar berikut :

Kotak Dialog Header Edit Penerimaan

Kotak Dialog Detail Edit Penerimaan

Pada kotak dialog Header Edit Penerimaan terdiri dari 3 Tombol Besar yaitu :
1. Lanjut, bila diklik akan menampilkan kotak dialog Detail Edit Penerimaan.
2. Batal, membatalkan perubahan.
3. Edit, akan melakukan perubahan/mengedit data seperti hari, tanggal, nomor SP, nomor SPK dan Keterangan.

Dari Flow Proces Penerimaan Barang, jelas terlihat database yang sudah terposting yang akan masuk ke dalam Laporan.

Elemen Pengeluaran

Elemen Pengeluaran berfungsi untuk mencatat data pengeluaran yang akan dipakai atau diaplikasikan. Pada elemen pengeluaran terdapat 2 sub menu yaitu :
1. Entri, difungsikan untuk mencatat data pengeluaran.
2. Edit, untuk menyempurnakan data yang dientri dan disimpan sebelum dilakukan posting data.

Untuk menjalankan pengentrian atau pengeditan pengeluaran barang dapat dilakukan dari Elemen Menu Pengeluaran seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini :

Untuk menambah atau melakukan pengentrian data pengeluaran, dapat dilakukan dengan memilih submenu Entri, lalu akan tampil kotak dialog Header Pengeluaran yang terdiri dari 4 kotak isian dan 2 Tombol yaitu : 
Kotak isian 1 : Kode, terdiri dari IU dan TS, IU untuk pengentrian data pengeluaran yang dipakai sendiri, TS untuk pengeluaran untuk dipakai oleh pihak kedua baik itu dari dalam Group maupun dari luar group. 

Kotak isian 2 : Tanggal, diisi sesuai tanggal pengeluaran 
Kotak isian 3 : Pemohon, nama pemohon yang akan meminta barang 
Kotak isian 4 : Keterangan, diisi sesuai keterangan dari pengeluaran barang. 

Tombol Lanjut dan Tombol Batal berfungsi untuk melanjutkan pengentrian dan menampilkan kotak dialog detail pengeluaran sedangkan Batal adalah membatalkan pengentrianpengeluaran barang.
Setelah data Header terisi dengan baik dan benar, maka selanjutnya tekan tombol LANJUT untuk mengentri jenis barang yang akan dikeluarkan beserta Kuantiti nya. Seperti yang terlihat pada gambar berikut :

Pada kotak dialog di atas terdiri dari : 5 kotak isian dan 2 Tombol besar serta 2 Tombol kecil.

Isian 1 : Kode barang, 

dipilih berdasarkan barang yg akan dikeluarkan. Untuk mencari kode barang dapat dilakukan dengan menekan tombol “..” lalu ketik nama barang yang akan dicari (wajib diisi).
Isian 2 : Peruntukan, 

diisi untuk apa barang tersebut dipakai. Untuk mencari kode peruntukan dapat dilakukan dengan menekan tombol “..” lalu ketik nama barang yang akan dicari (wajib diisi).Isian 3 : Blok, diisi bila peruntukan berhubungan dgn tanaman baik TB, TBM maupun TM.

Isian 4 : Vr, diisi bila Jenis peruntukan berhubungan dengan kenderaan atau unit seperti Truck, Genset dll.

Isian 5 : Kuantiti, diisi sesuai berapa banyak barang yang diminta.

Empat Tombol terdiri dari (2 Tombol besar, 2 Tombol Kecil)
2 Tombol Besar yaitu
SIMPAN, menyimpan entrian data dan akan dibuka dan disempurnakan dari submenu EDIT.
POSTING, menyimpan data dan tidak dapat diubah lagi.
2 Tombol Kecil yaitu

Batal, membatalkan 1 baris dimana kursor berada dan belum dilakukan panah bawah atau panah atas.

Hapus, menghapus 1 baris dimana kursor berada dan sudah dilakukan panah bawah atau panah atas.

Tombol keypad bantuan dalam entri pengeluaran
1. CTRL+P = Cetak Blanko Pengeluaran.

Monitoring

Berfungsi untuk melihat penginputan baik Penerimaan Barang maupun Pengeluaran Barang. Penginputan yang masuk ke dalam monitoring adalah seluruh data penerimaan ataupun pengeluaran yang datanya sudah diposting. Data yang berstatus tersimpan tidak masuk ke dalam Monitoring ini. Selain fungsi di atas, monitoring juga berfungsi untuk mencetak Blanko Penerimaan dan Blanko Pengeluaran Barang. Sehingga pada submenu Elemen Monitoring terdapat 2 pilihan yaitu Penerimaan dan Pengeluaran.

Monitoring Penerimaan 

Untuk melihat data penerimaan yang sudah dientri dan sudah diposting dapat dilakukan dari Elemen Monitoring à Penerimaan dan selanjutnya akan muncul kotak dialog sbb :

Pilihan berdasarkan Bulan

Pilihan berdasarkan Tanggal

Bila pilihan sudah ditentukan klik tombol View lalu akan muncul kotak dialog Header Monitoring Penerimaan sebagai berikut :

Pada Header Monitoring di atas terdapat 2 Tombol yaitu
1. Cetak, untuk mencetak Blanko Penerimaan.

2. Detail, untuk melihat atau menampilkan detail penerimaan.

Contoh Detail Penerimaan dapat dilihat sebagai berikut :

Monitoring Pengeluaran
Untuk melihat data pengeluaran yang sudah dientri dan sudah diposting dapat dilakukan dari Elemen Monitoring à Pengeluaran dan selanjutnya akan muncul kotak dialog serupa seperti pada monitoring penerimaan.

Cetak Blanko

Untuk mencetak blanko baik penerimaan maupun pengeluaran dilakukan dari menu Monitoring, karena blanko yang bisa dicetak adalah data yang sudah diposting. Klik Tombol Cetak di Monitoring lalu akan tampil kotak dialog sbb :

Pada kotak dialog tersebut dapat dilihat terjadi pilihan printer dan salah satunya pdfFactory Pro (software bisa didownload diblogspot).

pdfFactory Pro berfungsi mencetak ke Adobe Reader dan dapat dilihat ke layar, sedangkan pilihan printer lainnya langsung ke device printer yang terhubung ke komputer.

Contoh blanko Penerimaan

Hal yang sama juga dilakukan untuk mencetak Blanko Pengeluaran Barang, dari Elemen Monitoring pilih pengeluaran pada kotak dialog pilih Tombol Cetak hingga menghasilkan Blanko Pengeluaran seperti gambar berikut :

Laporan

Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi.
Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif.Begitu juga dalam hal Sistim Informasi Managemen Perkebunan ini juga terdiri dari Data Entri – Proses dan Laporan.
Untuk jenis Laporan pada Sistim ini terdiri dari :
1. Laporan Penerimaan

2. Laporan Pengeluaran
3. Laporan Summary
4. Laporan Detail

Laporan Penerimaan.
Merupakan bentuk informasi mengenai Penerimaan barang yang sudah diterima. Informasi yang ditampilkan terdiri dari Nama Barang yang diterima, kuantiti barang, asal barang yang diterima, Harga dan Total dari Penerimaan, seperti terlihat pada gambar berikut ini.

Laporan Pengeluaran
Untuk mendapatkan laporan pengeluaran harus dilakukan Proses terlebih dahulu untuk mengupdate harga rata-rata pada sistem. Bila pada laporan ini tidak keluar harga itu disebabkan belum dilakukan Proses, atau Proses yang dilakukan tidak sempurna.Contoh laporan pengeluaran barang seperti berikut :

Laporan RAB - Realisasi

Laporan ini memberikan informasi mengenai Realisasi pemakaian barang berbanding RAB pada bulan berjalan, bulan lalu dan sampai dengan bulan berjalan.
Untuk mendapatkan laporan ini dapat dilakukan dengan memilih Elemen LAPORAN à Klik pada SubMenu RAB – Realisasi, setelah muncul kotak dialog ada pilihan Printer dan Excel, pilih Printer untuk mencetak dilayar berbentuk pdf file atau langsung ke Printer. Setelah dipilih maka akan muncul kotak dialog Printer lalu pilih PREFERENCE, pada Paper Size pilih ukuran kertas US Std Fanfold dan pada Orientation pilih Landscape selanjutny diakhir dengan klik tombol OK, maka akan muncul laporan seperti gambar di atas.

Laporan Summary

Laporan ini menunjukkan kondisi stock, mulai dari Saldo Awal, Penerimaan, Pengeluaran dan Saldo Akhir. 
Untuk mencetak laporan ini sama dengan halnya mencetak Laporan RAB – Realisasi. 
Bila dilihat dari laporan yang ada, maka laporan ini sudah tergolong berdasarkan kelompoknya.